Ennek köszönhetően nyomon követhető és kontrollálható akár egyénenként, akár osztályonként a másolt, nyomtatott, szkennelt és faxolt oldalak száma.
A felhasználói kódok, és az ezekhez tartozó beállítások távoli adminisztrációja a KM-NET for Accounting szoftver segítségével lehetséges.
Mivel a gépenkénti adatbázis az egyes készülékek saját memóriájában foglal helyet, ezért a rendszer bevezetéséhez nem szükséges további beruházás.
Az egyes típusok esetében rendelkezésre álló felhasználói kód kapacitást az alábbi táblázat tartalmazza:
| FS-1118MFP | 20 |
| KM-1635, KM-2035, KM-1650, KM-2050, KM-2550 | 100 |
| KM-3050, KM-4050, KM-5050 | 1000 |
| KM-6030, KM-8030 | 1000 |
| KM-C2525E, KM-C3232E5, KM-C4035E | 1000 |